Kamu berencana membentuk panitia pernikahan? Nah, daftar ini bisa dijadikan referensi divisi apa saja yang dibentuk beserta tugas & tanggung jawab mereka.
Dalam sebuah pernikahan tentunya keberadaan panitia pernikahan yang akan mengorganisir jalannya pernikahan akan sangat dibutuhkan.
Adanya susunan panitia pernikahan ini berguna untuk memastikan sebuah acara bisa berjalan dengan baik dan lancer hingga acara selesai. Biasanya susunan panitia ini berasal dari pihak wedding organizer atau tak jarang dari pihak keluarga sendiri.
Tujuan Dibentuknya Panitia Pernikahan
Pada dasarnya, panitia acara apapun bertugas untuk mengkoordinir jalannya sebuah acara agar dapat berjalan lancer, berkesan, dan tentunya memorable untuk keluarga dan mempelai.
Ada beberapa orang yang kurang sreg menggunakan jasa wedding organizer dengan alasan tidak ada privasi di dalamnya.
Itulah mengapa ada yang mempercayakan sanak saudara saja yang menghandle acara penting seperti acara pernikahan ini. Hal ini bertujuan agar tetap menjaga privasi dalam keluarga mempelai pengantin.
Peranan Panitia Dalam Pernikahan
Adapun beberapa peran penting seorang panitia dalam sebuah acara pernikahan adalah sebagai berikut:
- Memastikan kelancaran dan keamanan acara pernikahan yang berlangsung dari mulai akad hingga acara-acara adat lainnya.
- Mengkoordinir jalannya acara, ketertiban dan ketersediaan sarana dan prasarana pendukung lainnya.
Susunan Kepanitiaan Pernikahan Yang Ideal
Karena tidak semua orang mampu menyewa wedding organizer untuk menghandle acara, maka membentuk panitia pernikahan itu sangat penting lho. Tak jarang pula ada keluarga yang menyewa seorang WO pun terkadang membentuk panitia untuk mengawasi kinerja dari WO tersebut.
Nah, di bawah ini merupakan susunan panitia yang ideal dalam sebuah pernikahan:
1. Divisi Acara
Divisi yang pertama adalah divisi acara yang merupakan bidang dalam kepanitiaan yang mungkin lebih sering muncul di balik layar.
Panitia yang berada dalam divisi acara ini bertugas dan bertanggung jawab mulai dari dilangsungkannya akad sampai resepsi dan acara adat-adat lainnya pasca akad.
Para orang-orang divisi acara ini memang dituntut untuk selalu stand by selama acara berlangsung. Biasanya master of ceremony atau MC ini berasal dari divisi acara. Semua hal yang menyangkut pernikahan ini, ada di bawah pengawasan orang-orang dalam divisi acara ini.
2. Divisi Perlengkapan
Jika divisi acara puncak tugasnya pada saat hari h, maka lain halnya dengan yang berada dalam divisi perlengkapan.
Jauh sebelum hari H, salah satu susunan panitia pernikahan ini sudah menjalankan tugasnya terlebih dahulu. Semua yang menyangkut saran dan prasarana pernikahan menjadi tanggung jawab panitia perlengkapan.
Perlengkapan penunjang acara mulai dari pemilihan lokasi akad, resepsi, sewa tenda, pelaminan, dan berbagai perlengkapan penunjang adat lainnya menjadi tanggung jawab divisi ini untuk menyediakannya. Meskipun menggunakan WO. Panitia perlengkapan ini tetap dibutuhkan sebagai pihak yang mengetahui acara nantinya.
3. Divisi Dokumentasi
Pernikahan menjadi momen yang berharga dan berkesan untuk keluarga dan tentunya mempelai pengantin. Itulah sebabnya dalam setiap pernikahan, sesi dokumentasi menjadi hal yang wajib diadakan.
Sesi dokumentasi ini bukalah hal yang bisa diremehkan, adanya panitia dokumentasi akan sangat berpengaruh.
Adanya panitia dokumentasi ini sebagai orang yang mengkoordinir apa-apa saja momen yang harus diabadikan, dan tentunya juga memilih fotografer yang kompeten dalam mengabadikan suatu momen akan memiliki kesan yang yang istimewa bagi penyelenggara acara.
4. Divisi Konsumsi
Konsumsi menjadi bagian dalam sebuah acara yang tidak bisa ditiadakan. Acara apapun pasti akan ada konsumsi di dalamnya, terlebih lagi acara yang melibatkan banyak orang seperti contohnya pernikahan ini.
Susunan panitia pernikahan bidang konsumsi ini bertugas untuk menentukan apakah makanan dalam acara itu menggunakan jasa catering atau di masak sendiri.
Selain itu pula, panitia yang bergelut dalam bidang konsumsi ini juga bertugas dalam menentukan apakah makanan cukup untuk semua tamu nantinya atau tidak. Untuk itu penting bagi panitia konsumsi untuk melakukan pengecekan setiap saat, jika ada yang kurang maka harus segara ditambahkan atau pun diganti.
5. Divisi Tata Rias & Busana
Pada umumnya dalam pernikahan itu ditentukan seragam apa yang akan digunakan, kainnya seperti apa, modelnya bagaimana dan lain sebagainya. Berbagai tetek bengek dan printilan pernikahan ini adalah tanggung jawab panitia tata rias dan juga busana.
Meskipun tata rias atau pun baju yang digunakan itu adalah hasil sewa, tetap saja panitia bidang ini diperlukan untuk menampung semua saran dari anggota keluarga.
Divisi ini yang kemudian membooking dan bertanggung jawab mengembalikan jika acara nantinya telah selesai digelar.
6. Divisi Dana
Dalam sebuah acara besar pastinya dana yang dikeluarkan juga tidak sedikit, sama halnya dalam sebuah acara pernikahan. Ada satu orang yang dipercayakan untuk memegang uang dan mengorganisir segala bentuk pengeluaran dan mencatatnya dalam sebuah buku khusus.
Hal ini penting dilakukan dan disediakan tentunya agar uang yang keluar itu jelas ke mana perginya. Tak hanya itu saja, pencatatan oleh divisi dana ini juga untuk mengetahui jika ada yang minus atau dana yang tidak cukup hingga mengharuskan adanya kasbon.
Bagaimana Membuat Kepanitiaan Menjadi Kompak?
Setelah mengetahui berbagai divisi dalam kepanitiaan pernikahan, maka penting juga untuk mengetahui bagaimana agar susunan kepanatiaan ini bisa bekerja sama dengan baik dan kompak, berikut tipsnya:
- Tempatkan seseorang sesuai dengan kemampuannya. Misalnya bagi yang jago menghitung uang tempatkan di divisi dana.
- Pilihlah yang memiliki loyalitas tinggi
- Jaga komunikasi
- Dengarkan saran dan pendapat dari panitia yang lain
- Sebaiknya pilih susunan panitia yang lebih berpengalaman atau setidaknya sudah pernah menjadi seorang panitia sebuah pernikahan.
- Lakukanlah breefing sebelum acara di mulai. Hal ini untuk memastikan segala persiapan sudah matang dan siap.
- Berikanlah apresiasi sekecil apapun pekerjaan yang dilakukan oleh tim. Ini sebagai bentuk penghargaan terhadap usaha yang telah dilakukan.
- Jangan lupakan evaluasi sebelum hari H, jika ada tidak amanah dan bertanggung jawab, masih ada waktu untuk menggantinya daripada itu bisa menghambat kelancaran acara nantinya.
Bagaimana sudah ada gambaran tentang bagaimana susunan panitia pernikahan yang ideal?
Susunan panitia di atas bisa menjadi inspirasi pembaca yang saat ini masih bingung dalam membentuk panitia acara yang akan bertanggung jawab selama acara berlangsung nantinya.
Sekian artikel kali ini, semoga bisa menjadi insipirasi teman-teman semua yang dekat-dekat ini akan melangsungkan pernikahannya.
